Judebo
 
Где лучше хранить Ваш архив? 16.04.2010

Где лучше хранить Ваш архив?

Экономия затрат всегда стояла основной задачей для любого бизнеса, а в кризис она стала ещё задачей выживания. Экономят или лучше сказать, оптимизируют компании, обычно всё подряд: от зарплат сотрудников до телефонных переговоров через корпоративный мобильник. Но наибольшего успеха в экономии затрат компании обычно добиваются от эффективного использования престижных и дорогих квадратных метров собственного офиса. Первое, что пытаются сделать в случае экономии на офисах – это удалить все лишнее. Например,  лежащие годами объемные и неподвижные, собственные архивы. В которых иногда можно найти всё, от личной библиотеки хозяина бизнеса в связи с ремонтом его загородного дома, до банковских проводок 10-ти летней давности по случаю приобретения сервиза юбиляру предприятия. Но если серьезно, в основном в архивах накапливается документация, которая согласно ФЗ "Об архивном деле" от 22.10.2004 г. № 125-Ф3, а так же №129-ФЗ, №208-ФЗ, №14-ФЗ должна храниться 3, 5, 7 и более лет на предприятии или в специализированных архивных компаниях, в зависимости от назначения документов.  При этом, освободившиеся площади из под архивов прекрасно сдаются в субаренду по рыночной цене и несут "золотые яйца" в копилку предприятия!

Что всё таки можно сэкономить на архиве?

Обычное дело хранить все эти документы в дорогих офисах компаний,   офисах банков, и других престижных местах. И любую бумажку мгновенно можно представить рейду налоговой, пожарной и другой команды! Но нужна ли этим органам Ваша сверх оперативность!? Нет. Ведь для любого запроса контролирующих органов всегда есть время, как минимум 3-5 дней. Вот и пожирают дорогую аренду Ваши архивы со спокойствием белой акулы. Уже подсчитано, что стоимость архивного хранения в офисе по сравнению со специализированной архивной компанией, занимающейся хранением и обработкой документов, составляет даже не проценты, а разы! При первичном и грубом просчете  хранение в архивной компании в 15 раз дешевле, архивации бумажных документов в офисах! Давайте рассмотрим по внимательнее за счет чего, с помощью каких таких технологий можно добиться такого потрясающего экономического эффекта в архивном деле?

Конечно, такого удивительного экономического эффекта при хранении архивов добиться просто так не получится. Здесь нужны особые условия компактного хранение, современно обработки и учёта документов. И вот как это происходит. 

Берется за основу место хранения склад класса "А". В нем высота хранения обычно составляет 12 метров и выше. Это достигается определенным типом строительства, при помощи ажурных, арочных перекрытий и высотных железобетонных опор и специального мощного фундамента. Очень важно  в таком складе иметь высокую нагрузку на полы не менее 6 тонн на м.кв., что бы выдерживать вес многоярусной стеллажной системы хранения бумажной продукции. Кстати, не самой легкой для  паллетного хранения на высотных стеллажах. Для медленно оборачиваемых, лежащих изо дня в день, архивов нужна высокая компактность хранения. Это получается за счёт высотных, узко проходных стеллажей, где достигается достаточно высокая компактность хранения в пределах 2.02 до 2.4 паллет на 1 м.кв. высотного склада класса "А". Возможно, конечно получить и более высокую компактность хранения паллет на м.кв. Но для этого практически весь склад придется застроить особыми, мезонинно-стеллажными конструкциями. В этом случае возможно достигнуть компактности хранения паллет с коэффициентом 4.0 на 1 м.кв. склада класса "А".

За счет такой компактности и менее дорогой стоимости квадратного метра на специализированном складе по сравнению с дорогим офисом и достигается значительная экономия при хранении архива.

Например, стоимость офисного квадратного метра составляет 700$ в год, при высоте в 3.0 м. На 1 м.кв. такого помещения можно хранить, в среднем, не более 0,5 паллет  архивных документов с учётом стеллажных проходов и др. Стоимость складского квадратного метра составляет 150$ в год, при высоте хранения в 12 м. на нём можно хранить 2 паллеты на стеллажах с узкими проходами до 1.9 м. шириной. Соответственно стоимость хранения 1 паллеты в год в офисе составляет 1 400$, а стоимость хранения 1 паллеты на складе составляет 75$, что в 18,6 раза меньше.

Однако разница будет несколько меньше, так как в стоимость хранения еще будет включена обработка архива, которая состоит из выемки документов, формирование файлов для хранения и учета, размещение файлов в специальных коробах, их транспортировка на склад и размещение на местах хранения, в ячейках. Но самое главное в этой системе – это учёт каждого документа в электронной системе. Эта система позволяет с помощью штрих кода в минимальные сроки и без ошибки на человеческий фактор, найти документ из огромной массы архива и доставить его клиенту в руки. После работы с выбранным документом клиент может опять сдать его на хранение. Для этого нужно лишь позвонить в архивную компанию и вызвать курьера, либо просто опустить отработанный документ в специальный приемник, который выставляется при больших объемах обработки документов в компании клиента.
При перемещении документов от офиса клиента к месту хранения используется специальная система слежения за движением документов с четким контролем в точках передачи документов. Для перевозки используются специальные автомобили, за которыми следит специальная система контроля движения транспорта.
Чтобы такая система работала без перебоев, необходимы специалисты по архивам (архивариусы), логисты, транспортники, служба безопасности и, конечно же, опытные менеджеры, которые будут управлять системой в целом.

В целом организация современного архивного хранения требует значительных инвестиций, высоких технологий, опыта и репутации на рынке. И при этом совокупность технологий по хранению, учёту и безопасной транспортировке архивных документов, позволяет клиенту хранить свой архив в 12 – 15 раз дешевле, чем в офисе!
Решайте сами нужна ли Вам такая экономия Ваших ресурсов или нет!?

Теги: логистика, архивная логистика
Автор(ы):  Елин Владимир Александрович / Федосеев Э.В.




Реклама
Judebo

Пригнал машину - ЗАПЛАТИ !
Объем: см3





ИНКОТЕРМС 2000
Таможенный тариф РФ / ТН ВЭД
Примеры декларирования

Реклама